Diễn đàn làm Đẹp có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chứ và mọi qui mô doanh nghiệp 5S có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ. Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó. Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc. Trong khi các công ty thường gặp những vấn đề sau: Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hạot động khác, không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn các công việc Tồn tại nhiều sai sót trong công việc Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ nhiều Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy móc không hoạt động cao Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ người lao động Nơi làm việc không an toàn dẫn đến nhiều tai nạn, sự cố xảy ra Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh …) không sạch sẽ Tinh thần làm việc của công nhân kém Người lao động không tự hào về công ty và công việc của mình. 5S là một phương pháp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất doanh nghiệp. Mục tiêu chính của chương trình 5S bao gồm: + Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen) cho mọi người tại nơi làm việc. + Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người + Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế. + Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến. 4 yếu tố cơ bản để thực hiện thành công 5S Lãnh đạo luôn cam kết và hỗ trợ: Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công tác và chỉ đạo thực hiện Bắt đầu bằng đào tạo: Đào tạo cho mọi người nhận thức được ý nghĩa của 5S, cung cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình. Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các hoạt động 5S Mọi người cùng tự nguyện tham gia: Bí quyết thành công khi thực hiện 5S là tạo ra một môi trường khuyến khích được sự tham gia của mọi người Lặp lại vòng 5S với tiêu chuẩn cao hơn: Thực hiện chương trình 5S là sự lặp lại không ngừng các hoạt động nhằm duy trì và cải tiến công tác quản lý. Các bước áp dụng 5S vào Doanh nghiệp Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng Bước 2: Phát động chương trình Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh Bước 4: Bắt đầu bằng Seiri Bước 5: Thực hiện Seiri, Seiton và Seiso hàng ngày Bước 6: Đánh giá định kỳ 10 điều gợi ý để thực hiện thành công 5S Hai cái đầu luôn tốt hơn một cái đầu – phát huy tối đa phương pháp huy động trí não . Luôn ý thức tìm ra các điểm không thuận tiện để cải tiến. Luôn ý thức tìm ra những nơi làm việc không ngăn nắp để cải tiến. Tìm ra những khu vực làm việc không an toàn để cải tiến. Tìm ra những nơi chưa sạch sẽ để cải tiến. Tìm ra các điểm lãng phí để loại bỏ. Mở rộng phạm vi vệ sinh bề mặt máy móc. Chú ý tới các khu vực công cộng như căng tin, nhà vệ sinh, vườn, hành lang ngoài và bãi đỗ xe. Chỉ ra những bằng chứng mà nhân viên cần phải tăng cường hoạt động 5S. Sử dụng hữu hiệu cách thức kiểm soát bằng trực quan.
