Diễn đàn làm Đẹp Với tình hình kinh tế hiện nay các đội được giảm trong các công ty: Hoàn tất học viên hoặc tuyển người đến để làm giảm các bạn trong các dự án lớn hoặc trong giai đoạn hoạt động cao. Đi là những triển vọng cho việc làm công việc quản lý một hoạt động mới hoặc sản phẩm mới. Thay vào đó, nó được nên được dự kiến khởi hành, với một khối lượng công việc ngày càng tăng, hoặc là tập thể hoặc cá nhân. Con số gây thêm sức ép ngày càng trở nên quan trọng, ngay cả trên người không trực tiếp tham gia vào quá trình bán hàng, với các nền kinh tế chính trị nơi để làm như vậy (hoặc tốt hơn) với nguồn lực ít hơn. Trong bối cảnh này, áp lực tăng lên ở các công ty có căng thẳng gia tăng, và chúng tôi nghe nhiều hơn và nhiều hơn nữa những câu như: - "Tôi rất thích giúp đỡ bạn, nhưng tôi bị choáng ngợp!" - "Ở đây tôi thực sự không có thời gian để chăm sóc, tôi sẽ cố gắng làm vào tuần tới" - "Đây thực sự cấp bách, bởi vì tôi có một tối đa làm việc muộn ..." - "Nó không phải là việc của tôi, nó không phải cho tôi để làm ... X ... thường yêu cầu là công việc của mình" - ... Để hiểu được những thay đổi này, chúng ta phải học cách quản lý stress hiệu quả hơn và tổ chức các hoạt động của nó. Để quản lý hiệu quả kinh doanh của mình có rất nhiều phương pháp và công cụ để tổ chức tốt hơn: - Thực hiện các danh sách ưu tiên. - Tự động hóa các nhiệm vụ của mình (với phần mềm, một mạng lưới phân tích ...). - Tập trung vào các nhiệm vụ mang lại kết quả ngay lập tức nhìn thấy được. - Tránh phân tán và đưa điện thoại của mình vào hộp thư thoại. - Đóng hộp Outlook và mở nó mà mỗi giờ X. - Sử dụng Mobility để không lãng phí thời gian (theo chương trình PDA, máy tính xách tay ...). - Giảm thời gian dành cho các cuộc họp (là bạn thực sự cần thiết cho tất cả các cuộc họp?) - Tránh "tics" của ông rằng sự lãng phí thời gian (ví dụ như xem nguồn cấp dữ liệu RSS của mình giữa nhiệm vụ, kiểm tra số liệu thống kê của trang web, kiểm duyệt các comments sống ...) - ... Nhưng điều này thường không đủ để giải quyết khối lượng công việc quá nhiều. Vì vậy trong bài viết này chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số cách để tìm hiểu khắc trong khối lượng của các nhiệm vụ được giao phó cho bạn và tiếp tục làm công việc của bạn là tốt nhất có thể, mà không chi tiêu vào buổi tối và ngày cuối tuần của bạn hoặc để lại sức khỏe của bạn! tiết kiệm thời gian trong công việc Bước 1: Tạo một danh sách các công việc cần làm và không nên làm Phản xạ đầu tiên để tiết kiệm thời gian là làm cho một danh sách các công việc cần làm (một để làm danh sách) ... nhưng trong trường hợp của hoạt động quá mức cũng nên thực hiện một danh sách các nhiệm vụ để không làm (một Not Để làm danh sách, "thói quen xấu" của bạn hoặc những gì bạn không nên làm). Các nguyên tắc rất đơn giản: 80% kết quả đạt được 20% công việc của bạn, và 80% công việc của bạn là chỉ có 20% các kết quả ... Do đó chúng tôi phải bắt đầu bằng cách liệt kê những gì bạn cần phải làm hoàn toàn và hoạt động sản xuất 80% của sứ mệnh của bạn. Ví dụ bán trong các cửa hàng, nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, để bổ sung vào cửa hàng ... Sau đó tạo một danh sách các nhiệm vụ bạn làm mà gặm hiệu suất của bạn: - Hoặc bạn không phải nộp, nhưng đã hồi phục bởi "lòng tốt" (ví dụ như quét tại các cửa hàng vào buổi trưa, khắc phục sự cố, dịch vụ photocopy, giúp đỡ đồng nghiệp của bạn có một vấn đề với máy tính của mình ...). - Hoặc là mất thời gian, nhưng không có một ảnh hưởng lớn đến công việc của bạn (tức là đi chào hỏi các đồng nghiệp của bạn vào thứ 4, tưới cây văn phòng, làm một báo cáo dài 10 trang về các hoạt động của bạn, làm đáp ứng một cách hệ thống phút ...). - Hoặc là mất thời gian, nhưng mà có ảnh hưởng đến chất lượng làm việc của bạn và các mối quan hệ với các đồng nghiệp (ví dụ như cà phê với đồng nghiệp lúc 10 giờ sáng ...). Cảnh báo: không nhầm lẫn giữa việc bạn không muốn làm, và rằng đó không phải là bắt buộc. Từ danh sách này của nhiệm vụ bạn sẽ có thể để xác định các nhiệm vụ mà bạn đang làm và mất thời gian của bạn, mặc dù họ không phải là điều cần thiết và họ đòi hỏi rất nhiều thời gian làm việc của bạn. Trong danh sách này, bạn cũng nên cập nhật công việc rất tốn thời gian, nhưng trong đó cung cấp kết quả nghèo (ví dụ như báo cáo hàng tháng, nghiên cứu thị trường, thư mục giới thiệu sản phẩm ...). Để giảm thời gian dành cho các hoạt động này là ví dụ có thể thiết lập giới hạn để đạt được: ví dụ như hai giờ để làm một công việc, hoặc ngày X trước khi hết hạn nộp ... Nói chung, nó có thể cập nhật một loạt các ít nhất 30 phút đến 2 giờ mỗi ngày có thể được bố trí ưu tiên cho công việc của bạn. Chúng ta phải dần dần tái phân bổ thời gian của bạn để không làm quá đột ngột thay đổi đó sẽ bị hiểu lầm hoặc có thể ảnh hưởng đến công việc trung hạn của bạn. Tương tự như vậy nó phải giải thích rõ ràng cho các đồng nghiệp và các nhà quản lý của bạn tại sao bạn đang làm việc hợp nhất này, để giải thích cho họ rằng bạn cần phải tập trung vào nhiệm vụ quan trọng hơn. Tuy nhiên bạn không nên quên rằng bạn vẫn cần để làm cho bạn hạnh phúc thời gian, bởi vì nếu bạn đặt quá nhiều áp lực bạn nhanh chóng mất đi động lực của bạn, làm việc niềm vui của bạn, bầu không khí trong văn phòng sẽ xấu ... Trong lấy niềm vui để làm việc một trong đó là hiệu quả hơn, không phải là bị cưỡng ép. "Không phải để làm danh sách" bạn không nên phương châm của bạn, nhưng nó phải là một "nhận thức" để đáp ứng với một khối lượng công việc quá nhiều (vì vậy nó phải được cập nhật thường xuyên). Ngoài ra người ta không phải rơi vào đối diện và cực đoan "chỉ làm việc": luôn luôn nghĩ về sự hài lòng của khách hàng và hình ảnh của công ty. Mục đích là để làm việc thông minh hơn, không kém. Hãy đối xử với mình như lát "thư giãn" và công việc "niềm vui" để thưởng cho bạn với một nhiệm vụ đau đớn hay tẻ nhạt (ví dụ như đọc bản tin chuyên nghiệp sau khi một báo cáo hành chính). nói không Bước 2: Tối ưu hóa lịch trình của bạn và làm việc thông minh hơn! Trong lịch trình mới của bạn, luôn luôn để lại thời gian có sẵn để xử lý khẩn cấp các trường hợp khẩn cấp. Thật vậy, nếu bạn đã được tối ưu hóa lịch trình của bạn quá, bạn nhìn thấy một lần nữa nhấn mạnh vẻ không lường trước được ... Lý tưởng là lịch trình trong cuộc họp khe lịch của bạn với chính mình để vươn tới những vấn đề chiến lược, hoặc để bắt kịp với những bất ngờ. Nó thường có thể làm cho "phục hồi" cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại hay tương tự: PowerPoint trình bày lại trong một cuộc họp cũ, suy nghĩ của hai sử dụng của phương tiện truyền thông để không phải làm lại tất cả mọi thứ, làm rất nhiều công việc mà sẽ kéo dài chứ không phải là "tạm thời" mà sẽ cập nhật trong vài tuần tới, hỏi các đồng nghiệp nếu họ chưa tiến vào một thư mục hoặc nếu họ không có một kho lưu trữ với công việc này, tìm kiếm dữ liệu Internet ... Bạn cũng nên biết để đặt câu hỏi, cho dù trên con đường của mình để làm việc mà còn công cụ của mình. Trên đường đi làm, nó có thể thay đổi các thủ tục, biểu mẫu để điền vào ... để lấy tài khoản của những thay đổi trong kinh doanh và môi trường kinh tế. Đôi khi việc giảm 20% một nhiệm vụ hoặc quá trình, nó là giảm chất lượng sản phẩm 2%, dịch vụ (ví dụ như không mở đường dây nóng để ăn trưa, không còn đáp ứng trong 2 giờ nhưng 4 giờ ...), nó mà có thể được dung nạp của khách hàng. Trong các giai đoạn của sự phản ánh trên "To Do" và "Not To Do", nó là điều cần thiết để phản ánh về tính hữu ích của các hoạt động này hoặc là tự động hoặc thay đổi hoặc chỉ cần xóa chúng. Cuối cùng, bạn cần phải kết thúc các nền văn hóa tức thì: nó không phải là cần thiết để trả lời các phút hoặc giờ ... Các email, chat và điện thoại di động của người lao động đã được định dạng trong một nền văn hóa công bố thông tin liên tục, hoặc nó là trái với năng suất và hiệu quả. Nếu liên lạc của bạn thực sự là một vấn đề cấp bách, nó vẫn có thể gọi điện thoại cho quý ... Vì thế, nó là điều cần thiết để dành thời gian để đáp ứng yêu cầu của bạn và không muốn có bất kỳ sự gián đoạn để làm tất cả mọi thứ ngay lập tức. Tương tự như vậy nó là vô ích để trả lời bằng email để nói rằng bạn đang làm việc trên nó, do đó bạn không có câu trả lời cho câu hỏi của mình ... nó làm cho hai email cho một câu hỏi duy nhất! Ví dụ, nếu bạn đang hỏi một thống kê bán hàng, là điều quan trọng để ngăn chặn những gì bạn đang làm gì để đáp ứng nhu cầu này? Không phải là nó tốt hơn để không phải chờ "Phản ứng để phá vỡ các email Outlook" mỗi hai giờ, và hãy hỏi đối tác của bạn để khi cần thông tin này? ưu tiên các hoạt động của mình Bước 3: Bạn có quyền nói KHÔNG! Nếu bạn đang làm việc, bạn thích chất lượng, đơn giản bạn là hữu ích ... đồng nghiệp của bạn có xu hướng để hỏi thêm và nhiều hơn nữa những điều ngoài công việc của bạn hay không ưu tiên ... Bây giờ bạn có quyền từ chối và nói KHÔNG vì bạn có một cái gì đó khác để làm điều quan trọng nhất ... Tuy nhiên chú ý phải giải thích lý do tại sao bạn không thể làm điều đó ngay lập tức, hoặc ở tất cả. Và đó là nơi mà danh sách "Để làm gì" và "Not To Do" sẽ giúp bạn vì nó cho phép bạn hiển thị các đồng nghiệp của bạn khối lượng công việc của bạn, và những gì bạn phải làm trước khi bạn có thể giúp họ. Chỉ cần nói "Xin lỗi, tôi không thể làm những gì bạn yêu cầu tôi trong tuần này khi ông Z hỏi tôi để làm cho cô X và Y trong tuần này. Tôi có thể cung cấp cho bạn để làm điều này trong N ngày nếu bạn muốn. Liệu nó đi với bạn? ". Bạn sẽ sớm thấy rằng nó không phải là khó khăn, và thậm chí là bằng cách làm này bạn có thể ưu tiên tốt hơn hành động và để xếp hạng các ứng dụng trong những việc cần làm danh sách, cho thấy rằng các công việc được yêu cầu là trong lịch trình của bạn với khả năng hiển thị tốt trong ngày hoàn thành ... Nó rất dễ dàng để nhận ra rằng nó không phải là cần thiết để luôn luôn nói CÓ cho tất cả các ứng dụng thông qua các số câu hỏi: - Do các tác phẩm hoặc dịch vụ sẽ được hỏi là quan trọng, nhưng nó là trong phạm vi của tôi hoạt động? - Là nó mà thay vì nói Yes, và ẩn các vấn đề, nó sẽ không tốt hơn mà các vấn đề đã trở thành công và tìm thấy một giải pháp thực tế? - Có không chào cho công việc này một cách chính xác bởi đồng nghiệp của bạn chắc chắn rằng bạn nói Có, vì vậy điều này sẽ được thực hiện ngay lập tức? - ... nói không Bước 4: Đừng cố gắng làm mọi thứ cho mình! Khi tất cả được thực hiện ngay cả ai chắc chắn về chất lượng của kết quả ... trong khi khi thực hiện bởi một đồng nghiệp hoặc nhà cung cấp đó là hiếm khi hoàn hảo ... Nhưng đó là sự khác biệt về chất lượng nhỏ mà bạn sẽ mất đi, sẽ không được bù đắp bằng các khoản tiết kiệm thời gian, bạn sẽ đạt được bằng cách ủy quyền cho một thực tập sinh, một cơ quan, một đồng nghiệp ... Nếu ngắn gọn của bạn và hướng dẫn ban đầu là đúng thực hiện cuối cùng bạn nên tiết kiệm thời gian. Vì vậy, bạn phải học cách để đại biểu có hiệu quả và không muốn tập trung tất cả mọi thứ và xác nhận. Bạn cần phải ước lượng những tác động của hoạt động này vào doanh nghiệp của bạn, và nếu nó xứng đáng chú ý của bạn. Hoặc bạn có thể chọn để xác nhận yếu tố duy nhất X-thiết yếu, và chỉ định màu đen và trắng trong ngắn ban đầu để đảm bảo họ sẽ nhất thiết phải xác nhận. Ví dụ, nếu bạn đang bán sản phẩm tại các siêu thị, nếu bạn không có thời gian để xác nhận một bằng một trong tất cả các bao bì, bạn có thể yêu cầu rằng các yếu tố thiết yếu (mã vạch, tên sản phẩm và chính tả của phải đối mặt) được kiểm tra hai lần (lúc ban đầu và trước khi sản xuất) của đồng nghiệp hoặc một người nào đó của bạn từ các đội bóng bởi vì họ là những yếu tố quan trọng có thể đe dọa thương mại hóa. hoàn thiện tổ chức của mình Bước 5: Trong khi suy nghĩ về những gì là cần thiết để thực hiện công việc một lúc. Thường thì vấn đề làm việc trong trường hợp khẩn cấp và lượng mưa không phải là lấy đủ thời gian để suy nghĩ về mục đích của sứ mệnh, và vội vã lao trong việc thực hiện ... Và nhận ra rằng sau khi làm việc giờ vào một thư mục (hoặc tệ hơn vào cuối của công việc) mà không được đáp ứng chính xác với các ứng dụng ban đầu! Do đó, điều cần thiết để có một vài phút để cẩn thận phân tích các mục tiêu tổng thể của làm việc để có được cao, và suy nghĩ về lý do tại sao các hành động không bao giờ quay trở lại sau đó ... Đôi khi việc này làm giảm phạm vi để thích hợp hơn trong câu trả lời của mình, hoặc thậm chí để có thêm sự chậm trễ vì một số thông tin chưa được xác nhận đầy đủ!
Những thông tin khác về văn phòng ảo các bạn có thể ghé qua website ibcoffice.com.vn của chúng tôi để theo dõi, xin cảm ơn!
