4+ cách đặt tên email chuyên nghiệp để lại ấn tượng tốt

Diễn đàn làm Đẹp  Top 4 cách đặt tên phổ biến thể hiện sự chuyên nghiệp
Sử dụng tên định danh

Một cách phổ biến để đặt tên email là sử dụng từ khóa và mã nhận dạng. Nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng phương pháp này, có thể bao gồm bằng cấp chuyên môn, tên bộ phận, hoặc địa điểm hoạt động. Việc thêm các yếu tố này giúp tăng tính nhận diện và chuyên nghiệp cho email, đồng thời giúp người nhận dễ dàng xác định người gửi.

Khi kết hợp tên và bộ phận, bạn có thể tạo những địa chỉ email dễ nhớ và phù hợp với cấu trúc của doanh nghiệp. Ví dụ, các mẫu như trang.sale@domain.com, support.trang@domain.com hay media.trang@domain.com rất hữu ích trong các tổ chức có nhiều phòng ban và tiếp xúc với nhiều khách hàng khác nhau.

Bên cạnh đó, việc sử dụng chức danh hoặc bằng cấp vào tên email cũng là một lựa chọn tốt. Ví dụ, bạn có thể dùng Trang.cpa@domain.com cho kế toán, hay Trang.hr@domain.com cho nhân sự. Thậm chí, việc thêm địa điểm hoạt động vào địa chỉ email cũng rất hiệu quả, như trang.hanoi@domain.com hay trang.tphcm@domain.com, giúp khách hàng nhận diện dễ dàng hơn.

Cách đặt tên email theo tên viết tắt
Một số doanh nghiệp, đặc biệt là các trường đại học hay tổ chức phi chính phủ, thường chọn cách rút gọn tên của mình để địa chỉ email không vượt quá giới hạn ký tự. Tuy nhiên, đối với cá nhân hoặc doanh nghiệp tư nhân, phương pháp này không được khuyến khích vì dễ gây nhầm lẫn và khó nhớ.

Để đặt tên email một cách hợp lý hơn, bạn có thể kết hợp các ký tự từ họ và tên của mình. Ví dụ như: nttrang@domain.com hoặc trangnt@domain.com. Cách này giúp tạo ra những địa chỉ email dễ nhớ và rõ ràng hơn.

Dùng họ và tên để đặt tên email
Kết hợp cả họ và tên là phương pháp hiệu quả để tránh nhầm lẫn. Tuy nhiên, nếu tên quá dài, có thể gặp vấn đề với giới hạn ký tự cho phép. Bạn có thể cân nhắc những cách đặt tên email như:

• Kết hợp họ và tên với một số ký tự riêng biệt
  
  
• Thêm chữ cái đầu hoặc sử dụng tên đệm để tạo sự khác biệt
  
  
• Thử cách viết tắt phù hợp mà vẫn đảm bảo dễ nhớ

Đặt tên theo công ty làm việc
Đặt tên email theo công ty làm việc là một chiến lược thông minh giúp người nhận nhanh chóng nhận diện được tổ chức mà bạn thuộc về. Cách này rất hữu ích, đặc biệt trong các công ty có nhiều văn phòng hoặc chi nhánh khác nhau.

Ví dụ, nếu bạn làm việc tại công ty Bizlife, bạn có thể sử dụng định dạng như "trang.bizlife.hanoi@domain.com". Điều này không chỉ làm tăng tính nhận diện thương hiệu mà còn giúp dễ dàng quản lý email theo địa điểm. Ngoài ra, việc thêm tên địa điểm vào địa chỉ email cũng giúp giảm thiểu sự nhầm lẫn trong trường hợp có nhiều nhân viên có tên giống nhau trong cùng một tổ chức.

Lưu ý khi đặt tên email
Đảm bảo tính nhất quán
Tính nhất quán trong việc đặt tên email là yếu tố quan trọng giúp tạo dựng thương hiệu mạnh mẽ và dễ nhận diện. Khi bạn duy trì cùng một định dạng tên email trên tất cả các tài khoản liên quan đến công việc, khách hàng và đối tác sẽ dễ dàng nhớ và nhận ra bạn hơn.

Ví dụ, nếu bạn sử dụng "tuan.trang@company.com" cho địa chỉ email chính, hãy đảm bảo rằng các tài khoản mạng xã hội hay trang web cá nhân của bạn cũng mang định dạng tương tự. Điều này không chỉ nâng cao sự chuyên nghiệp mà còn giúp xây dựng niềm tin nơi khách hàng, vì họ có thể dễ dàng tìm thấy bạn qua nhiều kênh khác nhau. Sự nhất quán trong tên email và các nền tảng trực tuyến sẽ làm tăng khả năng nhận diện thương hiệu và củng cố hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.

Không dùng biệt danh, tên riêng
Khi tạo địa chỉ email cho công việc, việc tránh sử dụng biệt danh hoặc tên riêng là rất quan trọng để duy trì sự chuyên nghiệp. Một email có chứa biệt danh có thể khiến bạn trông kém nghiêm túc, đặc biệt trong mắt khách hàng hoặc đối tác. Thay vào đó, hãy sử dụng tên đầy đủ của bạn hoặc tên công ty để tạo ấn tượng tốt hơn.

Việc sử dụng tên thật cũng giúp bạn dễ dàng hơn trong việc xây dựng thương hiệu cá nhân. Khách hàng và đồng nghiệp sẽ dễ dàng nhớ và nhận diện bạn hơn khi tên email phản ánh đúng danh tính của bạn. Điều này không chỉ tạo ra sự tin tưởng mà còn khẳng định tính chuyên nghiệp trong giao tiếp. Vì vậy, hãy cân nhắc kỹ lưỡng khi đặt tên email và tránh xa các biệt danh không chính thức.

Tên email đảm bảo đủ 3 thành phần
Khi đặt tên cho địa chỉ email, bạn cần đảm bảo có đủ ba thành phần sau:

• Tên: Phần đầu tiên trong địa chỉ email nên là tên của cá nhân hoặc doanh nghiệp. Đây là yếu tố quan trọng, đặc biệt cho những ai đang bắt đầu khởi nghiệp, nên được xem xét cẩn thận.
  
  
• Ký tự @: Đây là ký tự bắt buộc và bạn không cần phải dành nhiều thời gian để nghĩ về nó, vì nó luôn xuất hiện trong mọi địa chỉ email.
  
  
• Tên miền: Phần cuối cùng của địa chỉ email là tên miền. Tốt nhất là bạn nên sử dụng tên miền của website công ty để tạo sự chuyên nghiệp và dễ nhận diện.

Doanh nghiệp nên sử dụng tên miền tuỳ chỉnh
Nếu bạn đang quản lý một doanh nghiệp, dù đã thành công hay mới khởi đầu, việc sử dụng tên miền tùy chỉnh cho tài khoản email là rất quan trọng. Tên miền tùy chỉnh giúp tạo sự tin cậy cho khách hàng rằng bạn nghiêm túc trong công việc của mình.

Hiện nay, có nhiều nhà cung cấp dịch vụ email uy tín như Office 365, FastMail và Microsoft. Nếu công ty bạn có nhiều phòng ban, định dạng địa chỉ email có thể như sau:

• sales@tencongtycuaban.com
  
  
• support@tencongtycuaban.com
  
  
• hr@tencongtycuaban.com
  
  
• jobs@tencongtycuaban.com

Đối với tài khoản email của nhân viên, bạn có thể sử dụng các định dạng sau:

• firstname.lastname@tencongtycuaban.com
  
  
• flastname@tencongtycuaban.com
  
  
• firstname@tencongtycuaban.com

Nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ và không cần nhiều tài khoản, bạn có thể tạo một email chung như hotro@tencongtycuaban.com để xử lý các vấn đề liên quan đến công ty.

Trên đây là 4 cách đặt tên email mà cả cá nhân lẫn doanh nghiệp nên cân nhắc. Hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn tự tin lựa chọn một địa chỉ email chuyên nghiệp cho bản thân hoặc tổ chức của mình.

Nguồn: Cách đặt tên email chuyên nghiệp Bizfly