6 giai đoạn cần thiết khi muốn triển khai hệ thống Erp

Diễn đàn làm Đẹp  Triển khai hệ thống thông tin quản lý Erp thường phức tạp vì nó ảnh hưởng đến nhiều bộ phận của doanh nghiệp. Với bất kỳ một sự thay đổi lớn nào, một kế hoạch triển khai được chuẩn bị cẩn thận là yếu tố cấp thiết. Việc chia dự án thành nhiều giai đoạn với mục tiêu rõ ràng cho từng giai đoạn sẽ mang đến sự thành công cho dự án.

Ngược lại, nếu không xác định rõ kế hoạch triển khai, phạm vi công việc và cấu trúc dự án từ đầu sẽ dẫn đến thất bại khi đi vào triển khai dự án ERP.

Triển khai dự án ERP gồm những giai đoạn nào?

Một dự án triển khai ERP điển hình có thể được chia thành 6 giai đoạn, với những mục tiêu rõ ràng cho từng giai đoạn. Các giai đoạn này có thể thay đổi hoặc có thể trùng lặp tùy vào doanh nghiệp vì tính chất đặc trưng riêng của doanh nghiệp.

1. Tìm hiểu các yêu cầu của khách hàng

Tất cả các dự án ERP đều bắt đầu bằng giai đoạn Tìm hiểu các yêu cầu của khách hàng và lên kế hoạch, tại giai đoạn này doanh nghiệp sẽ nghiên cứu và lựa chọn hệ thống ERP, thiết lập đội dự án và xác định yêu cầu chi tiết cho hệ thống.

Đội dự án sẽ đảm nhận một loạt các vai trò liên quan đến việc triển khai dự án, từ việc lên kế hoạch đến việc đảm bảo nguồn lực phân bổ cho dự án, đưa ra các quyết định về thiết kế và yêu cầu cho hệ thống, cũng như các công việc liên quan đến quản lý dự án hàng ngày.

Đội triển khai dự án ERP thường bao gồm một nhà tài trợ dự án, một người quản lý dự án và đại điện từ các bộ phận sẽ sử dụng hệ thống khi vận hành. Việc tham gia của quản lý cấp cao vào dự án là điều cần thiết để đảm bảo dự án có đủ nguồn lực cần thiết và cung cấp hỗ trợ triển khai cho các yêu cầu thay đổi của tổ chức. Đội cũng có thể thuê một nhà tư vấn bên ngoài hoặc đối tác triển khai ERP để cung cấp các kiến thức chuyên môn về thiết kế và cấu hình hệ thống. Đội dự án cũng nên có các chuyên gia nội bộ tham gia vào việc triển khai hệ thống, chẳng hạn như một đại diện từ phòng CNTT và một người viết báo cáo, người này sẽ phát triển các báo cáo tùy chỉnh cho người dùng trong tổ chức.

Một trong những mục tiêu ban đầu của đội dự án là phát triển tài liệu mô tả chi tiết các vấn đề hiện tại của doanh nghiệp bao gồm sự thiếu hiệu quả của quy trình và ghi nhận các yêu cầu cho hệ thống ERP mới. Nếu tổ chức đã thực hiện báo cáo nghiên cứu khả thi của dự án ERP trước đó (Business case) thì có thể đã xác định được vấn đề đang gặp phải và mục tiêu triển khai của dự án, vấn đề đó có thể là hỗ trợ việc đóng sổ kế toán được nhanh hơn, cải thiện góc nhìn từ dữ liệu vào hoạt động kinh doanh hoặc chuẩn bị cho IPO. Tài liệu này có thể được sử dụng cho các phân tích chi tiết, bao gồm mô tả quy trình hiện tại và phát triển quy trình tương lai.

Khi doanh nghiệp đã xác định được yêu cầu rõ ràng cho hệ thống, đội dự án có thể lựa chọn và tiến hành mua phần mềm ERP trong giai đoạn này. Một vấn đề hay gặp phải nữa là quyết định sử dụng hệ thống ERP tại chỗ hay trên nền tảng đám mây. Với hệ thống tại chỗ, tổ chức phải mua và cài đặt phần cứng, phần mềm trên trung tâm dữ liệu của tổ chức. Ngược lại, các hệ thống ERP trên nền tảng đám mây thường cung cấp dịch vụ đăng ký thông qua internet, nền tảng này sẽ giúp triển khai hệ thống nhanh hơn và không yêu cầu nhiều các kỹ năng IT cho nội bộ doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Các phần mềm erp hiện nay tại đây

2. Thiết kế

Giai đoạn thiết kế sẽ bắt đầu từ việc tìm hiểu các yêu cầu chi tiết và đối chiếu với quy trình hiện tại để đưa ra thiết kế chi tiết cho hệ thống ERP mới. Việc đó bao gồm thiết kế các quy trình mới, hiệu quả hơn và tận dụng các điểm mạnh của hệ thống để cải thiện các quy trình khác. Việc kéo người dùng vào giai đoạn thiết kế này là rất quan trọng bởi vì họ có hiểu biết sâu sắc về quy trình kinh doanh hiện tại. Làm việc với họ ở giai đoạn thiết kế còn giúp đảm bảo rằng họ sẽ đón nhận hệ thống mới và tận dụng tối đa lợi thế của hệ thống.

Phân tích, đối chiếu sự khác nhau giữa quy trình hiện tại và tương lai (Gap Analysis) có thể được dùng để xác định sự phức tạp của quy trình hiện tại, những quy trình riêng biệt đòi hỏi phải chỉnh sửa trên hệ thống ERP. Đội dự án có thể trình bày sự khác biệt này với đối tác triển khai hoặc nhà cung cấp để yêu cầu xác định các giải pháp tiềm năng trong tương lai.

3. Phát triển

Khi đã nắm bắt yêu cầu thiết kế hệ thống, giai đoạn phát triển có thể được bắt đầu. Giai đoạn này bao gồm việc cấu hình và có thể sẽ cần tinh chỉnh hệ thống để hỗ trợ các quy trình khác với chuẩn hệ thống. Giai đoạn này cũng có thể bao gồm phát triển tích hợp với các ứng dụng khác hiện có của doanh nghiệp mà hệ thống ERP không thể thay thế. Nếu lựa chọn sử dụng hệ thống ERP tại chỗ, doanh nghiệp sẽ cần cài đặt cả phần cứng và phần mềm.

Song song với phát triển hệ thống, đội dự án cũng nên xây dựng các tài liệu đào tạo để giúp người dùng làm quen với hệ thống mới. Và cũng cần bắt đầu kế hoạch di chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới, việc này thường rất phức tạp vì nó liên quan đến việc trích xuất dữ liệu cũ, chuyển đổi và tải dữ liệu từ nhiều hệ thống khác nhau với mỗi hệ thống sẽ có định dạng khác nhau và dữ liệu có thể bị trùng lặp hoặc không đồng nhất giữa các hệ thống. Đội dự án nên xác định những loại dữ liệu nào cần được tải nhập vào hệ thống mới giai đoạn này, tránh việc tải nhập tất cả các dữ liệu cũ mà không có sự liên quan.

4. Kiểm thử

Kiểm thử và phát triển hệ thống có thể được diễn ra đồng thời. Ví dụ nhóm dự án có thể kiểm tra các phân hệ và tính năng cụ thể, phát triển các bản sửa lỗi, điều chỉnh dựa vào kết quả kiểm thử và kiểm tra lại. Hoặc có thể kiểm thử trên một phân hệ trong khi đang phát triển các phân hệ khác. Việc kiểm tra ban đầu có thể bắt đầu từ các tính năng cơ bản của hệ thống và sau đó nên kiểm tra tổng thể hệ thống, bao gồm việc cho phép nhân viên kiểm tra hệ thống cho tất cả các hoạt động hàng ngày của họ. Giai đoạn này cũng nên bao gồm kiểm tra chuyển đổi dữ liệu và đào tạo người dùng cuối.

Hầu hết các nhà cung cấp đều cung cấp các tài nguyên trước và sau khi triển khai để hỗ trợ việc đào tạo người dùng, tuy nhiên tổ chức cũng cần chuẩn bị các tài liệu đào tạo đã được tạo ra trong giai đoạn phát triển. Nó là những nguồn tài nguyên có giá trị cho việc hỗ trợ người dùng cuối sử dụng hệ thống sau này.

5. Triển khai

Ngày hệ thống bắt đầu vận hành đánh dấu cột mốc rất quan trọng của dự án. Do đó cần phải lập kế hoạch công việc rõ ràng nhằm đảm bảo đưa hệ thống vào vận hành thành công. Hãy chuẩn bị cho các vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh vì dữ liệu di chuyển nhiều nơi và người dùng chưa quen với hệ thống dù trước đó bạn đã cố gắng chuẩn bị kỹ cho sự thay đổi này.

Đội dự án phải sẵn sàng để giải đáp các thắc mắc của người dùng, giúp họ làm quen với phần mềm và sửa lỗi nếu phát sinh. Đối tác triển khai hệ thống phải sẵn sàng để sửa lỗi nếu có. Sẽ cần thời gian để người dùng quen với hệ thống mới và nâng cao hiệu suất sử dụng như mong đợi ban đầu.

Một số dữ liệu có thể được chuyển đổi trước khi vận hành hệ thống nhưng số khác sẽ cần được chuyển đổi ngay sau thời điểm vận hành như các giao dịch đang diễn ra.

Một vài tổ chức áp dụng triển khai đồng thời các phân hệ của hệ thống ERP, số khác lại tập trung vào những phân hệ hoặc quy trình có mức độ ưu tiên cao, các tính năng còn lại sẽ được triển khai ở giai đoạn sau. Một vài tổ chức khác cho phép sử dụng song song hệ thống cũ và mới để giảm thiểu rủi ro, tuy nhiên phương thức này có thể làm tăng chi phí dự án và giảm hiệu suất cho người dùng.

5. Hỗ trợ và cập nhật

Hỗ trợ vận hành tốt sẽ làm người dùng cảm thấy hài lòng và đảm bảo doanh nghiệp đạt được lợi ích mong muốn. Đội dự án vẫn sẽ chịu trách nhiệm cho hệ thống ERP giai đoạn này, nhưng sẽ tập trung nhiều vào việc lắng nghe các phản hồi từ người dùng và điều chỉnh lại hệ thống theo nhu cầu. Có thể cần một số phát triển và cấu hình bổ sung khi các tính năng mới được thêm vào hệ thống. Nhân viên mới cũng cần được đào tạo để sử dụng giai đoạn này.

Nếu lựa chọn giải pháp ERP tại chỗ, bạn sẽ cần phải cập nhật phần mềm định kỳ và thậm chí cần phải nâng cấp phần cứng theo thời gian. Nếu sử dụng hệ thống thông tin quản lí ERP trên nền tảng đám mây, việc cập nhật sẽ được thực hiện tự động bởi đối tác cung cấp giải pháp ERP.