6 thách thức mà kế toán phải đối mặt trong việc chuyển đổi kỹ thuật số

Diễn đàn làm Đẹp  Chuyển đổi kỹ thuật số - dưới tất cả các hình thức - đã là một tiêu điểm kinh doanh trong hơn 30 năm. Nhưng chỉ trong thập kỷ qua, các tổ chức mới thực sự thấy được giá trị của một chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số thành công.

Tuy nhiên, nhiều bộ phận vẫn phải đối mặt với những thách thức khi tài trợ cho dự án chuyển đổi kỹ thuật số của họ. Đặc biệt là hệ thống thông tin quản lý tài chính kế toán của nhóm kế toán đã trở thành một trong những người hưởng lợi hàng đầu từ sáng kiến chuyển đổi kỹ thuật số nhưng vẫn gặp phải trở ngại.

​

6 thách thức mà kế toán phải đối mặt trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số

Như ngày nay, 70% của các dự án chuyển đổi kỹ thuật số không thành công.

Thông thường, các vấn đề hiếm khi xuất phát từ công nghệ đã chọn mà do thiếu chiến lược. Chuyển đổi kỹ thuật số thành công chỉ có thể đạt được khi có một chiến lược vững chắc và sự tham gia của tổ chức.

Có một số thành phần bổ sung ngoài việc lựa chọn công nghệ mới.

Dưới đây là 06 lý do chính khiến các bộ phận kế toán phải vật lộn để thực hiện chuyển đổi kỹ thuật số có ý nghĩa.

1. Thiếu chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số

Không có sẵn một chiến lược là sát thủ số một của sáng kiến chuyển đổi kỹ thuật số. Chỉ đơn giản quyết định đầu tư vào trí tuệ nhân tạo hoặc phân tích nâng cao là không đủ. Điều cần thiết là phải có một kế hoạch từ đầu đến cuối bao gồm xác định KPI, đào tạo, triển khai và bảo trì.

Lý tưởng nhất, khuôn khổ chuyển đổi kỹ thuật số này cũng nên hỗ trợ chiến lược kinh doanh cốt lõi cho một tổ chức. Điều này không chỉ giúp tăng khả năng mua lại và tài trợ, mà việc kết hợp chiến lược kinh doanh tổng thể với các mục tiêu của bộ phận khiến kế toán trở thành một bên liên quan chính.

2. Không có đội nào mua

Cần có sự hỗ trợ từ cả đội kế toán và quản lý. Các chuyên gia kế toán nên tin tưởng rằng chiến lược này sẽ cải thiện kinh nghiệm cho nhân viên của họ. Đồng thời, nhóm quản lý sẽ muốn có các ước tính về mức độ ảnh hưởng của dự án chuyển đổi kỹ thuật số sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận cuối cùng.

Để giúp cả hai bên hiểu được những lợi ích tiềm năng của trải nghiệm kỹ thuật số mới, nó có thể giúp xây dựng một bản tường thuật so sánh các hoạt động hiện tại, không hiệu quả với những thay đổi được đề xuất. Nếu có thể, hãy làm nổi bật khoản tiết kiệm ước tính. Nếu không thể xác định mức giảm chi phí, thì tốt hơn nên giới thiệu cách hệ thống hiện tại không cung cấp khả năng hiển thị đầy đủ — khiến không thể lập ngân sách hợp lý và xác định rò rỉ.

3. Khoảng trống kỹ năng chưa được khắc phục

Tiếp theo, không phải tất cả nhân viên sẽ hiểu kênh kỹ thuật số mới và có thể miễn cưỡng thay đổi các quy trình thủ công.

Thiết kế các chương trình đào tạo với các biện pháp khuyến khích, cho dù thông qua tiền thưởng hoặc thời gian nghỉ có trả lương, có thể giúp giảm bớt sự phản kháng đối với quy trình mới. Hơn nữa, việc chọn các nhà cung cấp công nghệ có nhóm hỗ trợ năng động và dễ tiếp cận có thể giúp nhóm kế toán cảm thấy được quan tâm nếu có rắc rối phát sinh.

4. Không có yếu tố an ninh mạng

Cùng với việc số hóa xuất hiện các mối đe dọa mới, chủ yếu là các cuộc tấn công mạng. Bất kỳ chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số nào cũng nên tính đến an ninh mạng để thành công.

Khi lựa chọn công nghệ mới, nhóm nên tham khảo ý kiến của bộ phận CNTT và các nhà cung cấp tiềm năng để xem xét các tiêu chuẩn an ninh mạng của họ và vạch ra những gì một tổ chức sẽ chịu trách nhiệm.

Giữ cho nhóm CNTT luôn cập nhật quá trình ra quyết định đảm bảo một chiến lược bảo mật toàn diện.

5. Thay đổi quá nhanh

Cố gắng thay đổi toàn bộ một bộ phận cùng một lúc là một công thức dẫn đến thảm họa.

Di chuyển quá nhanh có thể gây quá nhiều áp lực cho nhân viên, xáo trộn ngân sách và khiến các bước quan trọng bị bỏ qua. Ví dụ: nếu một doanh nghiệp nhỏ muốn tự động hóa toàn bộ bộ phận kế toán của mình, tốt hơn hết là nên bắt đầu với một phần nhỏ hơn trong AP hoặc AR.

Sau khi kênh kỹ thuật số đó được thiết lập và hoạt động phù hợp, chúng có thể chuyển sang cột mốc quan trọng tiếp theo. Đối với bộ phận kế toán, việc khởi động chậm là đặc biệt quan trọng. Vì các nhóm kế toán giao dịch với các cá nhân trong các phòng ban và các nhà cung cấp bên ngoài, cũng như làm việc với dữ liệu nhạy cảm, nên dự án chuyển đổi kỹ thuật số cần được lập bản đồ, thử nghiệm và tối ưu hóa cẩn thận.

Tốt nhất, các bộ phận kế toán nên bắt đầu với các quy trình thủ công tốn nhiều công sức nhất trước. Điều này sẽ giải phóng thời gian cho những thay đổi trong tương lai mà không cản trở quy trình làm việc thông thường.

6. Hỗ trợ kém

Một vấn đề tiềm ẩn khác có thể là thiếu hỗ trợ dễ tiếp cận. Việc triển khai công nghệ kỹ thuật số có thể đi kèm với một loạt thách thức — và nhóm CNTT của một tổ chức không thể tự mình tìm ra mọi thứ.

Làm việc với các nhà cung cấp công nghệ kỹ thuật số có thể tiếp cận và cung cấp hỗ trợ thường xuyên — từ đào tạo đến bàn trợ giúp, có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong trải nghiệm của khách hàng và nhân viên.

Nhóm hỗ trợ tích cực xây dựng lòng tin giữa tổ chức của bạn và nhà cung cấp và giúp nhóm kế toán điều chỉnh tốt hơn với các quy trình mới.

>> Thông tin hữu ích cho bạn:

Hệ thống thông tin quản lý tài chính kế toán

Tìm hiểu về những phần mềm kế toán erp thông dụng hiện nay