7 thực tiễn tốt nhất để triển khai ERP thành công

Diễn đàn làm Đẹp  Công ty của bạn đã quyết định triển khai phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp chưa? Bạn có thể lo lắng về việc tạo ra sự gián đoạn tổ chức, vượt quá ngân sách, trì hoãn dự án, hoặc tệ hơn - phá vỡ hiệu suất kinh doanh, dẫn đến mất doanh thu hoặc khách hàng.

Tất cả những mối quan tâm này đều có giá trị ở một mức độ nhất định. Những câu chuyện về các phần mềm ERP hiện nay được triển khai không đúng cách đã quá quen thuộc dẫn đến thất bại có thể mất hàng tháng để kiểm tra và sửa chữa trước khi bạn bắt đầu thấy bất kỳ lợi tức đầu tư nào.

Tin tốt là bạn chắc chắn sẽ thành công nếu bạn tiếp cận việc triển khai ERP của mình với một chiến lược được thiết kế tốt và một kế hoạch thực tế. Nếu bạn đang tìm kiếm sự thành công khi triển khai ERP, đây là một số phương pháp hay nhất quan trọng cần tuân theo để đảm bảo việc triển khai ERP của bạn chạy trơn tru và bạn tận dụng tối đa hệ thống mới của mình.

​

1. Chọn Nhóm Dự án Phù hợp

Thiết lập một nhóm dự án mạnh để triển khai hệ thống thông tin quản lý ERP thành công. Thông thường, đây là những đại diện của các nhóm kinh doanh chủ chốt, những người hiểu rõ các quy trình kinh doanh, làm việc tốt với những người khác và được ban giám đốc điều hành tôn trọng. Nhóm của bạn cũng nên bao gồm một người quản lý dự án và một nhà tài trợ điều hành, những người có thể giúp điều chỉnh các ưu tiên kinh doanh, thu hút nhiều người mua hơn và thu hút nhiều nguồn lực hơn nếu được yêu cầu. Nhóm này sẽ giúp thiết lập các mục tiêu, yêu cầu và KPI cấp cao nhất và đảm bảo rằng dự án ERP luôn đúng thời gian và ngân sách .

2. Có các yêu cầu và KPI rõ ràng tại chỗ

Nhóm của bạn nên có tầm nhìn rõ ràng về những gì bạn cần đạt được khi triển khai ERP. Thiết lập các yêu cầu chính xác, phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn. Điều quan trọng là phải đánh giá những gì bạn muốn hoàn thành và cách cải thiện từng quy trình kinh doanh. Sau khi bạn đã hiểu rõ về các yêu cầu chính, hãy xác định các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cụ thể để giúp theo dõi và đo lường sự thành công của việc triển khai ERP của bạn.

3. Chọn Đối tác triển khai ERP phù hợp

Đối tác ERP của bạn cũng là một thành phần quan trọng để triển khai ERP thành công. Nghiên cứu và chọn một đối tác ERP không chỉ có chuyên môn và kinh nghiệm trong ngành của bạn mà còn phù hợp với các mục tiêu và giá trị chung của công ty bạn. Khi bạn chọn đối tác, hãy nghiên cứu và phỏng vấn những người tham khảo khách hàng của họ và xác nhận rằng họ hiểu cách hệ thống ERP của bạn sẽ hỗ trợ các quy trình kinh doanh của bạn. Cuối cùng, xác nhận xem họ có thể cung cấp đào tạo và hỗ trợ sau khi phần mềm của bạn hoạt động hay không.

4. Thu thập phản hồi của người dùng cuối trong suốt

Thu thập phản hồi từ người dùng cuối của bạn trong toàn bộ quá trình triển khai để triển khai trơn tru hơn. Điều này sẽ giúp bạn hiểu cách nhân viên làm việc và tương tác với những người khác và những trở ngại hàng ngày của họ trong giai đoạn trước đó. Phản hồi cũng sẽ giúp hướng dẫn việc thực hiện để hệ thống có thể giải quyết nhu cầu thực sự của người dùng. Sau khi phát trực tiếp, phản hồi của người dùng cuối có thể giúp xác định các vấn đề và đưa ra ý tưởng để cải thiện trong tương lai.

5. Đảm bảo dữ liệu của bạn sạch

Dữ liệu của bạn sạch đến mức nào? Tốt nhất là nên bắt đầu đánh giá độ chính xác của dữ liệu của bạn từ sớm, vì nó là một yếu tố thiết yếu của sự thành công của dự án. Dữ liệu tổng thể cần phải đầy đủ và chính xác vì nó ảnh hưởng đến tất cả các giai đoạn triển khai ERP, bao gồm cả kiểm tra và đào tạo người dùng cuối của bạn. Trước khi di chuyển dữ liệu, hãy thiết lập các định nghĩa và định dạng dữ liệu nhất quán và đảm bảo rằng bạn có các thực hành dữ liệu nhất quán trên toàn bộ diện mạo.

6. Tạo kế hoạch quản lý thay đổi

Một kế hoạch quản lý thay đổi hiệu quả sẽ giúp nhân viên của bạn thích ứng với hệ thống thông tin quản lý ERP mới nhanh hơn, với tỷ lệ thành công cao hơn. Để quản lý thay đổi hiệu quả, công ty nên sớm đặt ra những kỳ vọng thích hợp trong quá trình thực hiện. Bằng cách xác định ai sẽ bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi, lập một kế hoạch truyền thông cho các bên liên quan và thông báo những thay đổi sắp tới cùng với những lý do thuyết phục của doanh nghiệp. Cung cấp thông tin cập nhật dự án thường xuyên và giải thích những mong đợi của từng nhân viên để dự án thành công.

7. Đảm bảo rằng có đào tạo và hỗ trợ

Cần có một chương trình đào tạo vững chắc cho nhân viên, dựa trên vai trò của họ - ví dụ: đào tạo nhóm dự án, đào tạo nhóm CNTT, đào tạo người dùng doanh nghiệp, v.v. Bạn cũng nên có một chương trình đào tạo liên tục để khi nhân viên mới tham gia Công ty. Sau ngày trực tiếp, việc có hỗ trợ thích hợp cũng rất quan trọng, vì nhân viên của bạn gặp phải các vấn đề và có câu hỏi.

Lựa chọn phần mềm ERP phù hợp cũng là một yếu tố cần lưu ý. Nhiều tổ chức, đặc biệt là các công ty vừa và nhỏ, lựa chọn phần mềm ERP dựa trên đám mây, phần mềm này có thể dễ dàng và nhanh chóng hơn để triển khai tại chỗ và có chi phí thấp hơn, vì chúng không yêu cầu đầu tư vào phần cứng. Cho dù bạn chọn hệ thống ERP nào, việc áp dụng các phương pháp hay nhất này trong suốt quá trình triển khai ERP có thể giúp đảm bảo triển khai thành công.