Cách thuê văn phòng làm Trung tâm tiếng Anh tốt

Diễn đàn làm Đẹp  Một số lưu ý khi chọn thuê văn phòng làm Trung tâm tiếng Anh tại Đà Nẵng dưới đây sẽ giúp bạn có thể chọn được nơi đặt Trụ sở phù hợp nhất cho việc giảng dạy và học tập của học viên.

Một Trung tâm ngoại ngữ Đà Nẵng hay Trung tâm tiếng Anh tốt luôn có một vị trí văn phòng tốt nhất cho cả giáo viên và học viên thuận tiện đi lại và học tập với mức chi phí phải chăng nhất.

Lưu ý khi chọn thuê văn phòng làm Trung tâm tiếng Anh

Lên ngân sách và xác định thời gian thuê

Đây là điểm mà các công ty cần lưu ý đầu tiên và nó đóng vai trò quyết định trong việc thuê văn phòng.

Tùy vào nguồn ngân sách dự tính và khoảng thời gian thuê mà bạn sẽ lựa chọn giữa một văn phòng cao cấp trong tòa cao ốc hay một văn phòng nhà phố.

Chi phí thuê văn phòng sẽ tác động rất lớn đến tình hình kinh doanh công ty, thế nên ngân sách cần được xác định rõ ràng và chắc chắn ngay từ ban đầu.

Tính ổn định về chi phí và giá thuê văn phòng sẽ được ưu đãi khá lớn nếu công ty bạn quyết định thời gian thuê lâu dài.

Địa điểm đặt làm văn phòng cho Trung tâm tiếng Anh

- Việc tìm kiếm lựa chọn mặt bằng là một khâu vô cùng quan trọng. Địa điểm tốt sẽ quyết định 50% thành công của Trung tâm ngoại ngữ.

- Địa điểm đặt Trung tâm phải là khu vực trung tâm của Quận hoặc trung tâm Thành phố, nơi có tập trung đông dân cư, trường học, khu công nghiệp.

- Địa điểm đặt Trung tâm ngoại ngữ phải có giao thông thuận tiện, đảm bảo đường xá thông thoáng, không khí lưu thông tốt nhằm đem lại may mắn trong công việc.

- Trung tâm có vị trí dễ nhìn đảm bảo thông thoáng không bị ô nhiễm môi trường, tránh xa những nơi phát sinh hơi khí độc hại, khói, bụi, tiếng ồn.

- Địa điểm phải đảm bảo đủ diện tích yêu cầu, có hệ thống phòng cháy chữa cháy được cơ quan chức năng kiểm tra và cấp phép.

- Phù hợp với quy hoạch phát triển kinh tế, xã hội, quy hoạch mạng lưới cơ sở giáo dục của địa phương.

Diện tích văn phòng

- Diện tích văn phòng sẽ xác định dựa trên số lượng nhân viên, kế hoạch chiến lược phát triển lâu dài của công ty.

- Diện tích trung bình cho không gian làm việc trên thực tế các doanh nghiệp có thể đáp ứng được cho nhân viên là 4m2/ người (bao gồm diện tích bộ phận công cộng, kỹ thuật, bộ phận phụ trợ và phục vụ).

- Kế hoạch mở rộng hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc rất lớn vào diện tích văn phòng, vậy nên bạn cần quan tâm đến điều này trước khi thuê. Nên đưa điều kiện này vào thương lượng với chủ đầu tư nhằm giảm thiểu chi phí phát sinh khi công ty bạn muốn mở rộng quy mô trong thời gian sau.

Lưu ý: Có trường hợp khi thuê bạn sẽ phải chi trả diện tích văn phòng sở hữu và cả diện tích sử dụng chung như hành lang, lối đi, khu vệ sinh…

Sự chênh lệch giữa việc chi trả hai phần diện tích này có thể lên đến hơn 20% tổng tiền thuê, vì vậy bạn nên tính toán diện tích thật hợp lý và thương thảo kĩ, nhằm tránh nảy sinh các mâu thuẫn trong hợp đồng về sau.

Cần công ty nội thất để tư vấn và thiết kế nội thất văn phòng

Trước khi thuê dịch vụ bốc xếp tại Đà Nẵng để bốc xếp, vận chuyển đến văn phòng mới, bạn cần có công ty nội thất để thực hiện bước thiết kế nội thất văn phòng, bạn cũng có thể tham khảo các kiến trúc sư của họ để có thể chắc rằng diện tích văn phòng và cách bố trí nội thất văn phòng đảm bảo cho mục tiêu sử dụng và làm việc của văn phòng.

Nhiều khi với diện tích văn phòng mới, có rất nhiều yếu tố liên quan như tường, cột, các vách kính lấy sáng… có thể phù hợp với công ty bạn cũng có thể là không phù hợp, việc có ý kiến chuyên gia nhiều khi sẽ giúp bạn tránh được nhiều những rủi ro nếu có.

Thời gian làm việc

Chủ đầu tư sẽ có những quy định riêng về thời gian làm việc cho các văn phòng. Do đó, tùy theo lượng phân bổ thời gian là 24/24h, hay 8 tiếng/ngày, bạn sẽ phải thương lượng kỹ trong hợp đồng nếu tính chất công việc công ty bạn cần làm thêm giờ thường xuyên, bạn nên dự tính thời gian phát sinh và thương lượng các chi phí ngoài giờ này với chủ tòa nhà.

Cơ sở hạ tầng, dịch vụ, chi phí cộng thêm

Khi chọn thuê văn phòng làm Trung tâm tiếng Anh, bạn đừng quên đặt vấn đề được cung cấp đầy đủ các dịch vụ cộng thêm cơ sở hạ tầng, dịch vụ, đây là yếu tố quan trọng đem lại sự dễ dàng cho hoạt động của công ty.

- Phí Quản lý: Nếu thuê văn phòng thuộc tòa nhà văn phòng, bạn sẽ phải trả một khoản phí quản lý nhất định cho từng m2 văn phòng. Phí này bao gồm: chi phí quản lý cho bộ phận bảo vệ, bảo trì, tiếp tân, điện, nước, chiếu sáng khu vực chung…

- Chỗ để xe - Giá cả & số lượng: Có một số tòa nhà văn phòng miễn phí một số lượng chỗ đậu xe nhất định cho công ty bạn, tuy nhiên hầu hết nhu cấu của công ty luôn vượt quá số chỗ quy đinh đó. Do đó trước khi thuê và ký kết hợp đồng, bạn nên nhờ sự tư vấn trực tiếp từ chủ đầu tư về chỗ để xe và chi phí, nếu không đáp ứng được nhu cầu của công ty bạn, chủ đầu tư có thể sẽ giới thiệu cho công ty bạn chỗ đậu xe hợp lý vừa gần văn phòng vừa phù hợp cho từng loại phương tiện khác nhau với chi phí phải chăng.

- Thời gian sửa chữa và trang trí văn phòng: Chắc chắn tùy vào mục đích kinh doanh, văn hóa doanh nghiệp của công ty mà trước khi chính thức dùng dịch vụ chuyển văn phòng tại Đà Nẵng trọn gói, công ty bạn sẽ bỏ ra thời gian sửa chữa và bố trí. Việc này sẽ tốn từ 1 tới 2 tháng nên bạn nên thương lượng với chủ đầu tư việc miễn phí khoảng thời gian sửa chữa, hoặc hỗ trợ một phần chi phí cho việc sửa chữa và bố trí lại Văn phòng.

Một số lưu ý tham khảo về quy định Trung tâm tiếng Anh, Trung tâm ngoại ngữ

Lưu ý về cơ sở vật chất của Trung tâm

- Có tối thiểu 07 phòng học và phòng chức năng (phòng giám đốc, phòng họp, phòng chờ của giáo viên, phòng ghi danh…)

- Phòng học có diện tích tối thiểu từ 1,5 m2/học viên/ ca học trở lên. Thông thoáng, đủ ánh sáng (tự nhiên hoặc nhân tạo). Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh và phòng bệnh.

- Có giáo trình, tài liệu, thiết bị phục vụ cho hoạt động giảng dạy, học tập theo yêu cầu của chương trình đào tạo

- Trong mỗi phòng học được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất cần thiết như bàn ghế, bảng viết, máy chiếu, đài loa…

- Bàn ghế có kích thước và được sắp xếp theo yêu cầu tại Thông tư liên tịch số 26/2011/TTLT-BGDĐT-BKHCN-BYT ban hành ngày 16/6/2011

- Bảng sử dụng trong mỗi phòng học là bảng chống lóa. Có kích thước, màu sắc và cách treo bảng đảm bảo yêu cầu tại Quyết định số 1221/QĐ-BYT ban hành ngày 18/4/2000

- Có chỗ để xe cho học viên.

- Có khu vực nghỉ giải lao, nghỉ giữa giờ cho cán bộ giáo viên, học viên.

- Có nơi chứa rác thải hợp vệ sinh. Có khu vực vệ sinh cho học viên, giáo viên tại Trung tâm. Đảm bảo đảm bảo ít nhất 60 người/ buồng vệ sinh.

- Một trung tâm có một địa điểm hoạt động chính và có thể có thêm các địa điểm khác (Tham khảo: Dịch vụ chuyển nhà Đà Nẵng trọn gói).

- Có thể sử dụng mặt bằng của tổ chức hoặc cá nhân người đứng tên mở trung tâm. Hoặc thuê mướn của trường học, của cơ quan, công ty, của tư nhân.

- Trung tâm ngoại ngữ không được có phòng ở.

- Được xây dựng độc lập với khu nhà ở và có lối đi lại riêng biệt

- Lưu ý: Về thủ tục thuê nhà riêng thì bạn cần phải làm hợp đồng thuê nhà với bên cho thuê. Hợp đồng lập thành văn bản, có chữ ký của hai bên, công chứng, chứng thực rõ ràng.

- Có trang tranh bị phòng cháy chữa cháy (PCCC) theo quy định.

- Có Biên phiên bản kiểm tra PCCC.

- Xây dựng Phương án PCCC và thoát nạn, cứu người (Công an PCCC phê duyệt); Có Nội quy PCCC và danh sách Đội PCCC.

Với các lưu ý khi chọn thuê văn phòng làm Trung tâm tiếng Anh như trên, chúng tôi hi vọng sẽ giúp cho bạn tối ưu chi phí và thời gian ban đầu của Trung tâm.