Hệ thống quản lý khách sạn chuyên nghiệp cần những chức năng gì?

Diễn đàn làm Đẹp  Một hệ thống quản lý khách sạn, hay có tên khác là PMS (Property Management System), là một ứng dụng ngày càng hữu ích trong nhiều khách sạn hiện nay, giúp đỡ người quản lý và nhân viên thực hiện một số nhiệm vụ khác nhau. Dù vậy, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một phần mềm PMS tuyệt vời, các bạn phải hiểu rõ phần mềm quản lý khách sạn đó có khả năng làm được những gì.
1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì?

PMS một giải pháp cho phần mềm khách sạn, giúp đỡ một số khách sạn, khu nghỉ dưỡng và các tài sản tương tự để làm một số nhiệm vụ và hoạt động thường ngày. Ứng Dụng thường bao gồm nhiều nhiệm vụ quản lý và quản trị, với những ví dụ như là đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.
2. Tại sao mỗi khách sạn cần một hệ thống PMS?

Một phương pháp hệ thống quản lý khách sạn đã trở nên quan trọng vì ngành khách sạn hiện đại được phát triển mạnh bởi công nghệ. Với nhiều nguồn đặt phòng có khả năng đến từ các nguồn, giá nên được chỉnh sửa thông minh cho mục đích quản lý doanh số. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến quá trình thanh toán, trả phòng phải được diễn ra đồng bộ, linh động và chuyên nghiệp. Việc này vừa giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp giải quyết với những thử thách trên.
Một phần mềm quản lý khác sạn hoàn hảo sẽ cho phép nhân viên loại bỏ những thủ tục giấy tờ không nên thiết và thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Không chỉ có vậy, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo.

​

3. Nhiều tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì?

Mặc dù có rất những đơn vị cung cấp phần mềm PMS trên ngành, việc quan trọng là phải xác định một hệ thống có những tính năng chính xác cho khách sạn của bạn. Sau đây là một số tính năng quan trọng nhất của một hệ thống quản lý khách sạn.
a. Đặt phòng

Tính năng trước hết và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn cần có là khả năng xử lý những yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống thích hợp sẽ cho phép nhân viên không quá khó thực hiện một số nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,…
b. Dữ liệu khách hàng

thị trường công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều phải thiết là hệ thống quản lý khách cần bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như một số thói quen của họ như: khác hàng đã đến khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng những dịch vụ nào,…
Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu các khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho nhiều chiến dịch quảng bá dịch vụ, những chương trình khuyến mãi đến một số khách hàng của mình.
c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn

Tiếp đến, việc quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản nên cung cấp một loạt một số tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này cần bao gồm các tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho một số đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng cần cho phép những email xác nhận được gửi nhanh chóng.
Không những thế, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất nên có thể xuất hóa đơn cũng như biên lai cho khách hàng, để có thể đơn giản phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng các dịch vụ khách sạn trả phí nào.
d. Báo cáo

Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn phải bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh một số báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và một số báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc một số quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn.
Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất nên thiết trong lĩnh vực khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm thích hợp với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết nên triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là phương pháp mà một số bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay.
4. Những tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee

nhiều tính năng chính của Ezibee:

• Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn,

• Quản lý một số bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng,

• Quản lý khách hàng và nhiều công nợ,

• Quản lý kho hàng,

• Thống kê, báo cáo tốt.

Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách một số phòng trống, vị trí và giá các phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý một số giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách.
Ezibee hỗ trợ người lễ tân có khả năng thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý nhiều khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể khắc phục các vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng.
Hệ thống quản lý tình trạng những buồng, phòng để cập nhật tình trạng lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách đến và đi, quản lý những tài sản cố định trong phòng chi tiết.
Chức năng quản lý kho chuyên nghiệp giúp xử lý kiểm kê hàng hóa trong kho bằng các thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có tính năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và nhắc nhở cho người quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được dùng một số để có phương hướng kinh doanh hoàn hảo hơn.
Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý dữ liệu của khách hàng cụ thể như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý nhiều công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời gian phải thu một số công nợ.
Phần mềm mới nhất: phần mềm quản lý bida
Chức năng xuất báo cáo chi tiết của Ezibee hỗ trợ khách sạn báo cáo vấn đề kinh doanh cụ thể cho người quản lý. Báo cáo có thể tùy chỉnh nhiều số như ca làm việc, những dịch vụ kèm theo, báo cáo về lượng khách nghỉ trong ngày, tình hình những phòng và còn những vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.