Thế nào là hệ thống Erp và các đặc điểm nổi bật

Diễn đàn làm Đẹp  Hệ thống quản lý ERP là gì - Tại sao nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu trở mình khi triển khai áp dụng hệ thống ERP. ERP có thật sự là phương thuốc hữu hiệu cho mọi doanh nghiệp phát triển.

​

1. Vai trò của hệ thống phần mềm ERP trong quản lý doanh nghiệp

Bây giờ, Việt Nam đã bước vào một tuổi hội nhập quốc tế sâu sắc và toàn diện hơn bao giờ hết. Chúng ta đã có quan hệ ngoại giao với hơn 179 quốc gia, có quan hệ kinh tế, thương nghiệp, đầu tư với hơn 220 nhà nước và vùng bờ cõi. Quá trình hội nhập mang đến nhiều dịp song song cũng mang đến những thách thức khôn xiết lớn, sự cạnh tranh ngày càng ác liệt.

Phần đông các tập đoàn hàng đầu thế giới đều áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để quản lý hoạt động kinh doanh của mình và xem đây là nguyên tố mấu chốt, chìa khóa cho sự thành công của doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang tiếp cận và vận dụng hệ thống ERP trong quá trình hoạt động doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, năng lực cạnh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế.

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ được dùng liên hệ đến một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính tương trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động cốt lõi của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sinh sản, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng,…đích tổng quát của hệ thống này là bảo đảm các nguồn lực ăn nhập của doanh nghiệp như nhân công, vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách dùng các dụng cụ hoạch định và lên kế hoạch.

Phần mềm ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định.Với ERP, mọi hoạt động của một công ty, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sinh sản và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, bàn luận với đối tác, khách hàng… đều được thực hành trên một hệ thống độc nhất vô nhị. ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp thành công nhất trên thế giới hiện thời. Nếu triển khai thành công phần mềm ERP, chúng ta sẽ có thể hà tiện chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm thời cơ để phát triển vững mạnh.

2. Khái niệm hệ thống ERP là gì ?

Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã biểu thị hầu như trọn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này.

R - Resource (Tài nguyên): Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài chính, nhân công và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP, resource còn có nghĩa là tài nguyên. Việc áp dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi chúng ta phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là chúng ta phải:

Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai hoang nguồn lực phục vụ cho công ty.

• Hoạch định và xây dựng lịch trình khai khẩn nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa các bộ phận luôn có sự kết hợp nhịp nhàng.
  
  
• Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
  
  
• Luôn cập nhật thông tin một cách xác thực, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty.
  
  
• Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, chúng ta phải sang trọng một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh dinh cả bên trong và ngoài công ty.

P - Planning (Hoạch định): Planning là khái niệm thân thuộc trong quản trị kinh dinh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao?

Hệ thống thông tin quản lý erp còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội dung công việc, nghiệp vụ cấp thiết trong quá trình sinh sản, chả hạn như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sinh sản tối ưu… Đây là biện pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ. Hơn nữa, ERP tạo ra mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban và trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi viên chức trong công ty phải tuân theo.

Triển khai ERP là quá trình tin học hóa toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp dựa trên các quy trình quản lý tiên tiến. Mọi hoạt động của doanh nghiệp sẽ do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hành các quy trình xử lý một cách tự động hoá, giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động cốt lõi, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sinh sản, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,... Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực ăn nhập của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền nong có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các dụng cụ hoạch định và lên kế hoạch.

3. Đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP

Đặc điểm trội của ERP là một hệ thống phần mềm có thể mở mang và phát triển theo thời kì theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình.

ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Tài chính, Nhân sự, kinh dinh, sản xuất, Kho… ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm thống nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ hợp nhất với nhau. Các phần mềm ERP hiện nay rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo đề nghị doanh nghiệp.

Các tính năng kỹ thuật quan trọng cần phải có của phần mềm ERP là: cho phép quản lý đa tiền tệ, quản lý nhiều công ty, nhiều chi nhánh, có giao diện đa tiếng nói, cho phép copy vào/ra (import/export) ra/vào EXCEL, có khả năng phân tích dữ liệu Drill-Down…