Tìm hiểu quy trình làm việc của phòng tài chính - kế toán

Diễn đàn làm Đẹp  Mỗi phòng ban trong doanh nghiệp thường bao gồm nhiều cá nhân với kỹ năng và trình độ khác nhau nên có cách làm việc rất khác nhau. Để mọi người biết phải xử lý như thế nào khi phát sinh các nghiệp vụ và biết kết quả cần đạt được ra sao thì doanh nghiệp cần xây dựng một loạt các quy trình làm việc cần thiết.

Quy trình làm việc phòng tài chính – kế toán buộc phải rõ ràng, cụ thể mang lại lợi ích rất lớn. Nhờ có quy trình làm việc mà họ biết chính xác từng việc cần phải làm, xác định được sai phạm, trách nhiệm thuộc về ai và cách sửa đổi sao cho phù hợp.

Định nghĩa
Quy trình làm việc của phòng tài chính – kế toán là một tập hợp các thao tác và công việc cần làm khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các thao tác này được thực hiện theo một trình tự nhất định, có mối liên kết chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty. Tùy thuộc vào vị trí công việc mà mức độ quan trọng, quyền hạn và trách nhiệm sẽ có những khác biệt nhất định.

Quy trình làm việc của phòng tài chính - kế toán
1. Xác định các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
Nghiệp vụ kinh tế, tài chính được hiểu các hoạt động thường ngày diễn ra trong doanh nghiệp, làm tăng, giảm tài sản, nguồn hình thành tài sản. Theo đó toàn bộ các công việc, quan hệ mua bán phát sinh hàng ngày tại các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp sẽ được tập hợp lại để tiến hành lập chứng từ gốc cho từng nghiệp vụ.

2. Lập chứng từ gốc cho các nghiệp vụ kinh tế
Chứng từ gốc là bằng chứng xác nhận các nghiệp vụ kinh tế có xảy ra và cũng là căn cứ pháp lý để tiến hành ghi nhận các nghiệp vụ. Sau khi kiểm tra, phân tích các nghiệp vụ kinh tế, kế toán sẽ lập chứng từ gốc cho các nghiệp vụ đó.

3. Kiểm tra và xử lý chứng từ gốc
Sau khi chứng từ gốc được lập sẽ được chuyển qua phòng tài chính – kế toán. Tại đây chứng từ sẽ được kiểm tra xem có chính xác và đúng hay chưa, rồi được chuyển cho kế trưởng xét duyệt. Việc này nhằm phát hiện các sai sót từ sớm, tránh để xảy ra tình trạng sai sót dây chuyền, gây khó khăn cho việc xử lý.

4. Ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Khi đã kiểm tra độ chính xác của chứng từ gốc xong, kế toán sẽ tiến hành ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách kế toán, nhập thông tin chứng từ. Tùy thuộc vào hình thức ghi sổ kế toán doanh nghiệp đã chọn mà quy trình ghi sổ sẽ khác nhau. Thông thường sẽ có các sổ như: sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết…

5. Sắp xếp chứng từ
Chứng từ kế toán được sắp xếp theo trình tự từ trước đến sau, chứng từ do kế toán lập sẽ đứng trước chứng từ do các phòng ban khác lập.

6. Thực hiện bút toán cuối kỳ và bút toán kết chuyển
Cuối tháng thực hiện các bút toán cuối kỳ, bút toán kết chuyển và tiến hành khóa sổ kế toán. Đây là nghiệp vụ kế toán phải thực hiện hàng tháng. Việc này nhằm tổng hợp dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong một tháng. Bên cạnh đó còn có các bút toán tổng kết hàng ngày. Mục đích của nghiệp vụ này là xác định số dư tài sản, nguồn vốn cũng như lãi lỗ trong kỳ. Qua đó công ty có thể xác định hướng hoạt động trong tháng kế tiếp.

7. Khóa sổ kế toán, xác định số dư cuối kỳ
Sau khi thực hiện các bút toán cuối kỳ và bút toán kết chuyển, tiến hành khóa sổ kế toán để xác định số dư cuối kỳ. Lúc này các thông tin trên sổ sách sẽ được chốt lại, không thể sửa đổi được nữa. Các dữ liệu này sẽ là căn cứ để lập báo cáo tài chính.


8. Lập bảng cân đối số phát sinh
Dựa vào số liệu kết sổ trên sổ cái và sổ chi tiết, tiến hành lập bảng cân đối số phát sinh trong tháng đó. Thông qua bảng cân đối số phát sinh, kế toán có thể đánh giá được tổng thể các phát sinh của từng sổ cái trong tháng, bao gồm những những sổ cái nào và đã đúng hay chưa. Nếu không phát hiện sai sót gì, kế toán sẽ kết hợp sổ cái, sổ chi tiết và bảng cân đối số phát sinh để lập báo cáo tài chính.

9. Lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán thuế
Đây là công việc quan trọng và tương đối khó khăn, không phải ai cũng thực hiện được tốt, vì nó bao gồm nhiều nghiệp vụ phức tạp và phải có kỹ năng xử lý tình huống tốt.

Dựa trên sổ cái và sổ chi tiết, kế toán sẽ lập báo cáo tài chính, với bốn mẫu chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính. Ngoài ra, kế toán còn lập Báo cáo quyết toán thuế TNDN và Báo cáo thuế TNCN để nộp cho cơ quan thuế.

Thời gian nộp báo cáo tài chính là 90 ngày, tính từ ngày kết thúc năm tài chính. Nếu nộp muộn sẽ bị phạt hành chính cho hành vi nộp chậm, theo lãi suất 0.05%/ ngày.

10. Cho in sổ sách, đóng quyển và đem lưu kho
toàn bộ sổ sách, chứng từ kế toán cần được đóng quyển và đem lưu giữ theo đúng quy định. Bạn nên chú ý sắp xếp sao cho dễ dàng tra cứu sau này.

Trên đây là quy trình làm việc của phòng tài chính – kế toán trong các doanh nghiệp. Hy vọng rằng các thông tin trong bài viết này của HRchannels hữu ích với các bạn.

HRchannels - Great Solution. Great People!

HRchannels - Dịch vụ tuyển dụng cao cấp