Tự động hóa quy trình RPAVIET – Giải pháp hoàn hảo trong quản lý công việc

Diễn đàn làm Đẹp  RPA – công cụ nâng cao hiệu suất và cải cách phương thức làm việc
Thực trạng đáng báo động hiện nay là các cấp quản lý doanh nghiệp khó có thể nhận biết được nghiệp vụ nào cần cải tiến nên họ chọn cách áp dụng biện pháp chung là bắt buộc nhân viên phải ra về khi hết giờ làm việc. Nhưng việc rời văn phòng đúng giờ, đồng thời giảm thiểu thời gian làm thêm không đồng nghĩa với khối lượng công việc sẽ bớt đi. Chính vì thế để có thể cải cách được phương thức làm việc thì cả cán bộ quản lý cũng như nhân viên đều phải phối hợp để tìm được giải pháp tối ưu giúp giảm bớt gánh nặng trong công việc.


RPA công cụ nâng cao hiệu suất công việc
Và RPA xuất hiện như một điểm sáng tuyệt hảo khi nó trở thành công cụ làm rõ nhất quy trình nghiệp vụ đồng thời có thể nâng cao hiệu quả trong quá trình sử dụng. Chính vì thế sản phẩm này đã và đang thu hút được rất nhiều sự quan tâm từ phía các doanh nghiệp vừa và lớn. Minh chứng là chỉ sau vài tuần hoặc nhiều nhất là vài tháng áp dụng RPA thì doanh nghiệp đã có thể nhìn được hiệu quả rõ rệt mà nó mang lại.

Thật tuyệt vời khi khối lượng công việc của nhân viên giảm thiểu nhanh chóng, từ đó giúp họ có thời gian chú trọng tới những cải cách dài hạn hơn. Và không ngoa khi nói rằng chính nhờ hiệu quả nhanh chóng mà nó mang lại đã làm RPA ngày càng phổ biến và thống lĩnh toàn cầu như hiện nay.

Tuyệt chiêu để quản lý RPA giúp tối đa hóa quá trình quản lý công việc
Và bạn cũng đang manh nha muốn ứng dụng RPA vào trong tổ chức của mình. Vậy làm cách nào để nó không còn là thách thức mà dần trở thành công cụ tuyệt vời giúp cho doanh nghiệp của bạn? Trước tiên bạn cần phải vào cuộc với một sự kỳ vọng và tư duy lạc quan nhưng đừng quên thận trọng. Minh chứng là đã có không ít trục trặc xuất phát từ việc quản lý kì vọng kém.

Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng nên xem xét các tác động xung quanh RPA. Nó được xem là một cơ chế để tăng cường lợi tức đầu tư hoặc giảm thiểu chi phí. Nhưng đồng thời nó còn có thể cải thiện được trải nghiệm của người dùng. Ví dụ tiêu biểu như đối với các hãng hàng không có hàng nghìn đại lý dịch vụ nhưng các khách hàng vẫn phải chờ đợi để cuộc gọi của họ có người đứng ra giải quyết. Và lúc này chatbot chính là cứu tinh làm giảm bớt phần nào sự sốt ruột khi phải chờ đợi của khách hàng.


RPA tối đa hóa quy trình làm việc
Các lãnh đạo cũng nên tham gia vào bộ phận CNTT ngay từ đầu để chắc chắn rằng họ có được tất cả những nguồn lực cần thiết đúng với mong muốn của mình. Thực tế, có nhiều dự án RPA không thành công vì thiết kế kém. Một số tổ chức đã bỏ qua việc trao đổi thông tin giữa các bot, và chính điều này làm phá vỡ quy trình hoạt động. Và sự cần thiết của việc thiết kế mô hình hoạt động luôn cần phải coi trọng.

Ngoài ra quản trị dự án cũng được xem là điều tối quan trọng. Một vài vấn đề sẽ xảy ra khi doanh nghiệp không lập được kế hoạch cho những rào cản nhất định. Đơn giản như việc một nhân viên nào đó đã thay đổi mật khẩu của công ty nhưng lại không lập trình cho bot để điều chỉnh từ đó dẫn đến việc mất dữ liệu. Và chính vì thế bạn cũng cần phải kiểm soát tốt dự án của mình.


RPA nâng cao chất lượng công việc
Có rất nhiều thách thức về việc quản trị liên quan đến quá trình khởi tạo một bot, đó là còn chưa kể đến sự xuất hiện của hàng nghìn bot. Vì vậy bạn cũng cần phải kiểm soát đồng thời duy trì được sự tuân thủ. Và cần xây dựng một trung tâm RPA xuất sắc. Từ việc triển khai RPA thành công sẽ tạo thành một trung tâm RPA dưới sự điều hành của những người chịu trách nhiệm chuyển đổi các chương trình hiệu quả trở thành thành công cho tổ chức.

Bạn cũng đừng quên tác động đến con người. Bởi thực tế có không ít doanh nghiệp bị hấp dẫn bởi những giải pháp mới mà lại bỏ qua khâu quản lý nhân sự. Và điều này cũng sẽ có thể tạo ra cơn ác mộng khi hầu hết các nhân viên đều nhận thấy quy trình làm việc thường ngày của họ đang dần bị gián đoạn.

Và tuyệt chiêu cuối cùng cho doanh nghiệp là bạn cũng nên đưa RPA vào toàn bộ vòng đời phát triển. Bởi nếu không làm như vậy, rất có thể bạn sẽ tự hủy bot của mình trong một đợt khởi chạy lớn.

Những lợi ích vượt trội trong quản lý công việc mà RPA mang lại

• Tiết kiệm thời gian và chi phí

Ứng dụng RPA vào công việc giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian. Theo đó, người dùng hoàn toàn có thể gửi mail, thao các toàn bộ các tác vụ hay cập nhật báo cáo ngay trên phần mềm.Bạn dễ dàng thực hiện các bước tiếp theo hoặc quay lại nhanh chóng, điều này giúp tiết kiệm thời gian tối ưu và đồng thời cải thiện hiệu suất làm việc đáng kể.


Ứng dụng RPA tiết kiệm thời gian và chi phí
Thay vì việc vừa gửi mail, vừa phải cập nhật báo cáo trên nhiều công cụ để chuyển tiếp cho mỗi cá nhân thì toàn bộ các tác vụ này đều sẽ được tự động hóa trên phần mềm. Chỉ bằng vài cú click, công việc đã được giải quyết nhẹ nhàng và vô cùng nhanh chóng.

• RPA cũng rất linh hoạt từ đó cải thiện năng suất đáng kể

Mỗi phần mềm quản lý RPA đều làm việc được trong mọi thời điểm và ở trên tất cả các thiết bị. Điều này giúp cho nhân viên của bạn có thể làm việc được bên ngoài mà đồng thời vẫn có thể tương tác và trao đổi mọi công việc qua di động. Và như vậy thì các công việc không hề bị gián đoạn bởi các yếu tố ngoại cảnh như khoảng cách hay không gian.

Thay vì phải lập quá nhiều nhóm chat hay tạo các file dự án, email khác nhau, nhà quản lý chỉ cần thiết lập các quy trình này trong cùng một hệ thống phần mềm. Từ đó giúp bạn dễ dàng phân bổ cũng như kiểm soát đồng thời đánh giá chất lượng công việc của từng cá nhân hay phòng ban chỉ trên một giao diện duy nhất.

• RPA đảm bảo độ chính xác gần như tuyệt đối

Các doanh nghiệp hoạt động thật khó có thể tránh khỏi mọi sai sót. Nhưng nếu như bạn chủ động hơn trong việc xác định đúng lỗi và thậm chí ngăn ngừa được chúng ngay từ đầu thì thật là một tín hiệu đáng mừng và bạn không nên bỏ qua. Và RPA sở hữu hệ thống quản lý quy trình làm việc đúng chuẩn, từ đó giúp nhà quản lý dễ dàng nhận thấy được vấn đề đang gặp phải. Từ đó giúp doanh nghiệp có thể đưa ra được phương án kịp thời và rút kinh nghiệm cho những lần tới.

• RPA còn giúp đề cao tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân trong tổ chức

Khi doanh nghiệp áp dụng công cụ tự động hóa quản lý thì buộc lòng tất cả các nhân viên đều phải thực hiện theo một quy trình thống nhất. Và điều này đã mang đến sự minh bạch đồng thời phân định rõ được trách nhiệm của từng cá nhân với công việc được phân công. Chỉ cần nhìn vào quy trình đã đề ra, người quản lý sẽ nắm được ai phải làm việc gì và cập nhật tiến độ công việc ở từng giai đoạn.

• RPA có khả năng lưu trữ và xử lý dữ liệu cực tốt

Nếu như trước đây việc sao lưu dữ liệu ra ổ cứng hay nhiều máy tính khác nhau thường rất mất thời gian và tốn kém thì giờ đây sử dụng phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp giải quyết tối ưu được vấn đề này. Và điều này càng củng cố thêm rằng việc sử dụng tự động hóa quy trình RPA đúng thực sự là chân ái cho mọi doanh nghiệp hiện nay.


RPA lưu trữ và xử lý dữ liệu cực tốt
Lựa chọn sẽ mang tới cho bạn những giải pháp tối ưu nhất cùng một mức giá vô cùng cạnh tranh. Hãy liên hệ để được hỗ trợ giải đáp nhanh nhất bạn nhé!
Nguồn: rpaviet.com